【連載記事 組織編】組織って何だ?#07 ~モニタリングをしよう~

仕事のモニタリング 組織編

今回は管理を行うために必要な「モニタリング」という行為について説明していきます。

モニタリングって何ですか?

まずはモニタリングという言葉の意味について説明しておきます。モニタリングとは…。
『現状を継続的かつ具体的に把握する作業』
のことです。

岡崎:「お医者さんが手術の時に心電図や血圧を見ている様子をイメージしてもらえると分かり易いかも」

内山:「工場で作業員の人が『温度異常なし!』ってやっているのもモニタリングですね」

他にもダイエットをしている人が毎日体重をチェックするのもモニタリングですし、車を運転しているときにスピードを確認するのもモニタリングです。特別なことではありません。皆さんが日常的にやっている行為です。

モニタリングで行うこと

内山:「モニタリングでは具体的にどんなことをすれば良いですか?」

モニタリングではまず数値や行動を見て今の状態を確認します。今の状態が基準から外れていたら異常を知らせます。正常な状態ならそのままです。以上です。

内山:「それだけ?」

それだけです。非常に単純なことです。

岡崎:「やることは単純だけど、簡単では無かったりするんだよなこれが…」

そうなんです。特に継続することが難しい。ですので、モニタリングを上手に行うためのコツをいくつか紹介しておきます。

モニタリングを行うためのコツ

①モニタリングの目的をはっきりさせておく
情報を取るときは目的をはっきりとさせておきましょう。「その情報を何に使うのか?」ということです。

内山:「目的が分からないことは長続きしないですからね」

②担当とタイミングを決めておく
情報を「誰が」「いつ」集めて、それを「誰が」「いつ」集計するのかはしっかり決めておきましょう。「毎朝、Aさんがやる」とかそんな感じです。これを「誰かがそのうちやる」といった状態にしておくと、誰もいつまでたってもやりません。

岡崎:「役割分担と出来ている・出来ていないの基準をはっきり決めるってことだな」

③コツコツ行う
例えば、伝票等を使って日々の売上数をチェックするときは仕事をまとめて処理することは止めましょう。毎日コツコツやれば大した負担でもないことがまとめて処理すると大きな負担になります。

内山:「面倒になってまとめてチェックしてしまいがちですけど、そういことをすると続かなくなるんですよね…」

他にも、定型のモニタリングフォーマットを準備したり、管理ソフトを導入したりすることも有効です。

地味だけど重要な仕事

モニタリングの仕事はとにかく地味です。そして面倒です。しかも、利益には直結しません。はっきり言って、モニタリングで情報を集めたところで儲けは出ません。しかし、ここで情報をコツコツ集めることが、管理レベルを高めて組織の力を上げていくことに繋がります。

岡崎:「実際に儲かっている会社はモニタリングもしっかり出来ているからな」

内山:「地味ですけど重要な仕事なのでしっかりやらないといけないですね」

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