【連載記事 組織編】組織って何だ?#08 ~フォローの仕組みを作る~

仕事のフォローをする 組織編

今回のテーマは『仕事のフォロー』についてです。

異常が出たらどうするか?

仕事の状況をモニタリングしていると、度々仕事の異常に遭遇します。

岡崎:「『不良率が上がった』とか『予定通りに仕事が進んでいない』といったようなことだな」

では、モニタリングをして異常を発見した後はどうするか?当然何らかのアクションを取って、異常を正常に戻すために対処します。当然と言えば当然のことです。このためにわざわざ基準をつくってモニタリングしてるわけですから。ここまでは皆さんやっていると思います。しかし、問題はこの後です。

『対処の後は対処した内容と結果をフォローしましょう』

内山:「『異常が起きてるから対処しておけよー』で終わるのではなくて、『あれどうなった?今どんな状態??』ってことも確認しましょうってことですね」

発生した異常が大きな問題になっていたら別にこのようなことをわざわざ言わなくてフォローはするでしょうが、日常で起こる細かな異常は確認を忘れたり、つい怠ってしまうことがありがちですので、「異常が起こったら、その後フォローする」ってことは常に心がけておきましょう。

フォローが出来る仕組みをつくろう

ところが、このフォローという行為を日常的にやろうと思うとなかなか難しいです…。

内山:「大切なことだってことは分かっているんですけどね…」

なかなか心構えだけでは上手く行かないですし、続かないです。ですので、フォローが出来る仕組みを作りましょう。

岡崎:「『フォローが出来る環境をつくってしまおう』ということだな」

「定例ミーティング」を始めよう

「フォローが出来る仕組み(環境)」と言うと難しく聞こえますが、やること自体は単純です。

『定例のミーティングをやりましょう』

これだけです。毎月とか毎週とか毎日とかの頻度で、メンバーで打ち合わせをしましょう。そして、その場で「この前●●で異常出てたけど、あれってどうした?」ってことを確認しましょう。

これだけのことで結構違うものです。個別に都度フォローをしようとすると、フォローする側はつい忘れてしまうこともありますし、フォローされる側もタイミングが無くて言いそびれてしまうこともあるので、それを防ぐためにミーティングをするようにしましょう。

内山:「定例にするのもポイントですね」

岡崎:「定例だと日時が決まっていて参加しやすいからな」

内山:「でも、定例ミーティングってどれくらいの頻度で開催すればいいんですか?」

ミーティングの頻度

定例ミーティングというと、「どれぐらいの頻度でやればいいの?」ということが問題になりますが、頻度としては…。

経営レベル:月に1回~2回ぐらい(月次)
部門レベル:週に1回ぐらい(週次)
チーム(班)レベル:毎日

このような頻度が一般的かと思います。この辺りは会社の組織の規模や状況によって変わってくるので、適宜決めて下さい。

あと1回当りの時間ですが、あまり気合を入れすぎて最初から長い時間やらない方が良いです。特に、これまであまりミーティングをやったことが無い組織の場合は、あまり最初から長い時間みっちりやろうとすると長続きしません。最初は5分ぐらいから始めれば良いです。そして、しばらくやってみて慣れてきたり、話す内容が多ければ時間を徐々に延ばしていくと良いかと思います。

岡崎:「とは言っても、日次のミーティングなら長くても15分ぐらいで納めたいけどな」

内山:「月1のミーティングも1時間程度には納めたいですよね」

ということで、今回はフォローについてでした。簡単でいいのでフォローが行える仕組みを作って上手く組織運営が出来るようにしてみて下さい。

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けいなび